Quittance de loyer en SCI : mentions obligatoires et modèle (2026)

Une quittance de loyer, c'est trois lignes de texte et une portée juridique que beaucoup de gérants sous-estiment : c'est la preuve écrite que votre locataire a payé. Elle s'émet au nom de la SCI, gratuitement, et doit ventiler le loyer et les charges. En pratique, je vois toujours les trois mêmes dérapages : on confond quittance et reçu, on colle loyer et charges dans un montant unique, ou on « avance » une quittance avant que le virement soit tombé sur le compte. Chacune de ces erreurs peut coûter cher le jour d'un impayé. Ce guide reprend l'obligation posée par l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, les mentions à faire figurer quand le bailleur est une personne morale, l'envoi électronique, la comptabilisation du loyer et un modèle que vous pouvez recopier tel quel.

Rédigé par Quentin Hagnéré, fondateur de sci-ai.app, et vérifié contre les sources officielles (loi du 6 juillet 1989, Code civil, service-public.fr). Mis à jour le 21 juillet 2026. Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil personnalisé.

---

1. Une obligation gratuite, sur demande du locataire

La règle tient en une phrase : le bailleur doit transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. C'est le premier alinéa de l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Quand le bailleur est une SCI, c'est la société qui doit la quittance, et c'est son gérant qui l'établit. Rien de plus, rien de moins.

Trois conséquences concrètes, côté gestion :

• La délivrance est déclenchée par la demande du locataire. Rien n'oblige la SCI à envoyer spontanément une quittance chaque mois, mais rien ne l'interdit — et c'est une bonne pratique de gestion.
• Elle est strictement gratuite. La SCI ne peut facturer ni l'établissement, ni l'envoi de la quittance. Toute clause du bail prévoyant des frais de quittancement est réputée non écrite.
• Elle porte sur les échéances déjà payées. Le locataire peut réclamer des quittances de périodes antérieures, tant qu'il les a effectivement réglées.

Ne réduisez pas la quittance à un bout de papier administratif. C'est une reconnaissance écrite, par la SCI, que le locataire s'est acquitté de son loyer et de ses charges pour la période. Autrement dit : elle fait présumer le paiement. Signez-la, et vous reconnaissez avoir été payé. Voilà pourquoi on ne l'émet jamais par avance — j'y reviens au chapitre 4.

Côté locataire, elle sert tout le temps : dossier pour un nouveau bail, demande d'APL à la CAF, justificatif de domicile, constitution d'un dossier de logement social. Une SCI qui sort des quittances propres, chaque mois, se simplifie la vie autant qu'elle simplifie celle de ses occupants. Attention à ne pas la confondre avec deux documents voisins : la quittance pour solde de tout compte remise en fin de bail (qui solde toute la relation locative) et l'attestation de loyer réclamée par un organisme social. Ce ne sont pas les mêmes actes.

---

2. Quittance ou reçu : ne pas confondre

Si vous ne deviez retenir qu'une chose de ce guide, ce serait celle-ci. C'est la distinction la plus mal maîtrisée, et c'est aussi celle qui protège concrètement votre SCI. Le second alinéa de l'article 21 la pose noir sur blanc :

Prenons un cas réel. Loyer 800 €, charges 100 €, soit 900 € dus. Le locataire vire 500 €. Si vous lui envoyez une quittance, vous écrivez noir sur blanc qu'il a payé sa période — et devant le juge, il vous opposera ce document. La bonne réponse : un reçu de 500 € mentionnant un solde restant dû de 400 €. Règle générale : tant que le loyer n'est pas soldé, on émet un reçu, jamais une quittance. Sinon, la SCI se retrouve désarmée le jour d'un impayé de loyer et d'une procédure de recouvrement.

Réflexe à retenir : paiement complet → quittance ; paiement partiel → reçu avec mention du solde. Ne jamais « avancer » une quittance sur un loyer non encore encaissé.

---

3. Les mentions obligatoires quand le bailleur est une SCI

Ce que la loi de 1989 exige vraiment, c'est une seule chose : la ventilation distincte du loyer et des charges. Le reste relève du bon sens et de la traçabilité. Mais pour qu'une quittance soit réellement utile — au locataire qui la présente, à la comptabilité qui la classe — il lui faut un socle complet. Quand le bailleur est une personne morale, voici ce que je fais toujours figurer :

Deux points sensibles propres aux SCI :

• La quittance est émise au nom de la société, pas d'un associé. Le bailleur est la SCI en tant que personne morale : c'est sa dénomination et son siège qui apparaissent, jamais le nom personnel d'un associé, même majoritaire.
• La ventilation loyer / charges est structurante. Elle conditionne la régularisation annuelle des charges locatives et permet, côté comptabilité, de distinguer un produit locatif d'un simple remboursement de charges.

Qui signe ? Le gérant, ou l'agence à qui vous avez confié la gestion. Dans les deux cas, la signature engage la société, pas la personne. Et une précision qui évite bien des malentendus avec les locataires : la quittance ne change rien au montant du loyer ni à ses règles de révision annuelle. Elle constate un paiement, elle ne le fixe pas.

---

4. Périodicité et moment d'émission

La loi ne fixe aucune périodicité. La quittance est due « à chaque demande » du locataire. En pratique, trois cas se rencontrent :

• Quittance mensuelle — la plus courante et la plus lisible. La SCI émet une quittance à réception de chaque loyer.
• Quittance à la demande — la SCI n'émet que sur sollicitation du locataire, ce qui reste conforme mais moins pratique pour le suivi comptable.
• Quittance regroupée — plusieurs échéances sur un même document. Admis, mais moins clair pour justifier un paiement précis.

La règle d'or, sur le moment d'émission : on n'établit une quittance qu'après encaissement effectif du loyer. Jamais avant. Elle fait présumer le paiement, souvenez-vous : la sortir avant que l'argent soit tombé, c'est renoncer par écrit à réclamer une somme qu'on n'a pas reçue. Le bon réflexe tient en trois temps : le virement du locataire arrive sur le compte de la SCI, on le rapproche de l'échéance, et seulement là on édite la quittance.

Astuce gestion : reliez chaque quittance à l'écriture d'encaissement. Dans sci-ai.app, la quittance est rapprochée automatiquement du virement du locataire détecté sur le compte bancaire de la SCI, ce qui garantit qu'aucune quittance n'est émise sans encaissement correspondant.

---

5. Quittance dématérialisée et facturation électronique

Envoi par voie électronique : possible avec l'accord du locataire

Depuis la loi ALUR de 2014, l'article 21 autorise noir sur blanc la transmission dématérialisée de la quittance. Une seule condition, mais elle est ferme : le locataire doit avoir donné son accord. Vous pouvez donc envoyer un PDF par e-mail ou le déposer dans un espace locataire — à condition d'avoir ce feu vert. Sans lui, la version papier reste due. Ce n'est pas une formalité optionnelle : un locataire peut parfaitement exiger le papier, et vous devrez vous exécuter.

Bonnes pratiques :

• Recueillir l'accord du locataire par écrit (clause du bail, e-mail, formulaire) et le conserver.
• Utiliser un format non modifiable (PDF) daté et identifiant clairement la SCI émettrice.
• Permettre au locataire de revenir à tout moment au format papier.

La quittance n'est pas concernée par la réforme de la facturation électronique

On me pose la question à chaque webinaire, alors soyons clairs. La réforme de la facturation électronique — la généralisation progressive de la facture électronique et du e-reporting — ne concerne que les opérations entre assujettis à la TVA, autrement dit le B2B. Deux constats suffisent à écarter la quittance de loyer :

• la location nue d'habitation est exonérée de TVA ;
• la relation entre la SCI bailleresse et un locataire particulier relève du B2C.

Conclusion : la quittance de loyer n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Elle reste régie par le seul article 21 de la loi de 1989. Envoyer votre PDF par e-mail, c'est de la dématérialisation ordinaire — aucun rapport avec les plateformes de dématérialisation partenaires ni avec le portail public. Pour savoir ce que la réforme impose réellement à une SCI (et ce qu'elle n'impose pas), et bien séparer facture et quittance, j'ai détaillé tout ça dans notre guide sur la facturation électronique en SCI.

Attention toutefois : si la SCI réalise des opérations soumises à TVA (locaux professionnels avec option, para-hôtellerie, parkings), elle peut, elle, entrer dans le champ de la facturation électronique pour ces opérations B2B — mais il s'agit alors de factures, distinctes de la quittance de loyer d'habitation.

---

6. Imputation comptable du loyer quittancé

La quittance matérialise l'encaissement. Mais la façon de l'enregistrer, elle, dépend entièrement du régime fiscal de votre SCI. IR ou IS, ce n'est pas la même logique.

Schéma d'écriture type pour une SCI à l'IS, à l'appel du loyer puis à l'encaissement :

• Constatation du loyer : débit 411 Locataires / crédit 752 Loyers (ou 708 « locations diverses ») pour la part loyer, et crédit du compte de charges refacturées pour la part charges.
• Encaissement (matérialisé par la quittance) : débit 512 Banque / crédit 411 Locataires.

Dans tous les cas, la quittance joue le rôle de justificatif de recette : elle appuie le produit locatif enregistré et se range avec les pièces comptables. Le détail des écritures ligne à ligne, je le donne dans le guide écritures comptables des loyers en SCI ; pour le cadre général des obligations, voyez le guide comptabilité de la SCI.

Combien de temps garder tout ça ? Une quittance est un justificatif de recettes comme un autre. Comptez 6 ans au minimum, durée pendant laquelle l'administration peut exiger la présentation des documents justifiant les recettes (art. L102 B du LPF). Mais dans les faits, alignez-vous sur les pièces comptables : 10 ans (art. L123-22 du Code de commerce). Pour une SCI à l'IS, cette conservation décennale n'est pas un conseil, c'est une obligation.

---

7. Modèle de quittance de loyer SCI

Voici un modèle prêt à recopier, à remplir aux couleurs de votre SCI. Il coche toutes les mentions vues plus haut et sépare bien le loyer des charges. Les crochets sont les seuls endroits à personnaliser.

En cas de paiement partiel, remplacez « Quittance » par « Reçu », indiquez la somme réellement versée et ajoutez une ligne « Solde restant dû : [Z] € ».

---

8. Les erreurs à éviter

Erreur 1 : émettre une quittance pour un paiement partiel

La plus lourde de conséquences. Une quittance vaut présomption de paiement intégral : si le locataire n'a réglé qu'une partie du loyer, délivrez un reçu mentionnant le solde restant dû, pas une quittance.

Erreur 2 : établir la quittance au nom d'un associé

Le bailleur est la SCI, personne morale. La quittance doit porter la dénomination et le siège de la société, pas le nom personnel du gérant ou d'un associé.

Erreur 3 : ne pas ventiler loyer et charges

La séparation loyer / charges est une mention structurante de l'article 21. Sans elle, la régularisation annuelle des charges devient contestable et la comptabilité de la SCI perd en fiabilité.

Erreur 4 : facturer la quittance

La délivrance est gratuite. Toute clause de frais de quittancement est réputée non écrite. Cela vaut aussi pour l'envoi électronique.

Erreur 5 : envoyer la quittance par e-mail sans accord

La dématérialisation suppose le consentement du locataire. Sans accord écrit, la SCI doit fournir une quittance papier — conservez la trace de l'accord.

Erreur 6 : émettre la quittance avant l'encaissement

Une quittance atteste un paiement reçu. La délivrer par avance, c'est reconnaître un règlement qui n'a pas eu lieu et se priver du droit de le réclamer.

---

9. FAQ — Quittance de loyer en SCI