État des lieux en SCI : obligations, vétusté et litiges (2026)

L'état des lieux est le document le moins cher et le plus rentable de toute la gestion locative. Il ne coûte rien quand le gérant le fait lui-même, il prend une heure, et c'est lui — lui seul — qui décidera si votre SCI peut retenir un euro sur le dépôt de garantie le jour où le locataire rend les clés. Tous les autres documents du dossier locatif servent à encadrer une relation. Celui-là sert à prouver un état à un instant donné, et il n'a aucun substitut.

Je prends volontairement le sujet par la fin : par ce qui se passe le jour de la restitution des clés, quand il est trop tard. C'est toujours là que ça se joue. Un gérant m'appelle, devis de peinture à la main, convaincu d'être dans son droit ; la première question que je lui pose porte sur l'état des lieux d'entrée. Quand la réponse est « on ne l'a pas fait, le logement était neuf », la conversation est pliée. Un état des lieux d'entrée bâclé ne se rattrape pas. Aucune régularisation, aucune tolérance : une présomption légale qui bascule, et une retenue qui devient indéfendable.

Ce guide traite l'état des lieux en SCI sous tous ses angles : la forme imposée par l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 2016-382, les deux délais de rectification ouverts au locataire, la vétusté et sa grille, la retenue sur dépôt de garantie et ses délais, le régime propre au bail commercial, les voies de recours et, pour finir, le traitement comptable et fiscal de la retenue dans les comptes de la société.

Rédigé par Quentin Hagnéré, fondateur de sci-ai.app, et vérifié contre les sources officielles (Code civil, loi du 6 juillet 1989, décret n° 2016-382, Code de commerce, CGI, BOFiP, Légifrance). Mis à jour le 8 août 2026.

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1. Ce que risque la SCI sans état des lieux

Avant la forme du document, le risque. Beaucoup de gérants croient que l'absence d'état des lieux joue en leur faveur — après tout, le Code civil semble le dire. C'est l'inverse. Et le mécanisme mérite d'être posé texte en main, parce qu'il tient à l'articulation de deux articles que personne ne lit ensemble.

La présomption de l'article 1731 du Code civil, et son piège

Commençons par le texte que tout le monde cite de travers. L'article 1731 du Code civil dispose : « S'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire. »

Lu isolément, ce texte semble protéger le bailleur. Pas d'état des lieux ? Tant pis pour le locataire, il est réputé avoir reçu un logement impeccable et doit le rendre impeccable. Beaucoup de gérants de SCI s'arrêtent à cette lecture — et se croient couverts. C'est une erreur qui se paie au moment de la sortie.

Parce que l'article 3-2, alinéa 3, de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 vient neutraliser cette présomption, et il le fait dans des termes qui visent en pratique le bailleur bien plus souvent que le locataire :

Traduction pratique. La présomption ne joue pas contre le locataire lorsque c'est le bailleur qui a fait obstacle à l'établissement de l'état des lieux ou à sa remise. Or, qui organise l'entrée dans les lieux ? Qui détient les clés ? Qui prépare les documents à signer ? Le bailleur. C'est donc lui, en pratique, qui est le plus souvent en position de faire obstacle : refuser de fixer un rendez-vous, se soustraire à la signature, conserver l'unique exemplaire.

Mais il faut lire le texte à la lettre, et ne pas lui faire dire plus. L'alinéa 3 vise « celle des parties qui a fait obstacle » : il suppose un comportement actif d'obstruction, pas une simple négligence ni une passivité. Le gérant qui a jugé que « ce n'était pas la peine », que « le logement était neuf » ou que « le locataire est un ami » n'a pas nécessairement fait obstacle au sens du texte, et conserve alors, à la lettre du texte, le bénéfice de la présomption. Prudence toutefois : aucune décision publiée ne consacre expressément cette opposition entre obstruction active et simple passivité, et la Cour de cassation sanctionne la seule carence du bailleur sur le terrain probatoire — un état des lieux de sortie dressé unilatéralement, « dont le défaut de contradiction est dû à sa carence », ne prouve pas les dégradations imputables au locataire (Cass. 3e civ., 16 novembre 2023, n° 22-19.422, publié). Le législateur a d'ailleurs marqué lui-même la différence : en bail commercial, il a retenu une formule plus large et plus sévère — le bailleur « qui n'a pas fait toutes diligences » (art. L145-40-1 du Code de commerce), où la seule passivité suffit. Nous y revenons au chapitre 7.

Et il y a pire que l'absence d'état des lieux : l'état des lieux établi mais jamais remis au locataire. Le texte met les deux hypothèses sur le même plan. Un gérant qui garde l'unique exemplaire signé dans son classeur perd la présomption aussi sûrement que celui qui n'a rien fait. C'est pourquoi l'article 3-2 exige que le document soit établi « dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties », puis joint au contrat de location.

Ce que devient concrètement une retenue sans état des lieux d'entrée

Voilà pour le principe. Reste le terrain — et c'est là que le dossier se perd, même quand la présomption reste acquise à la SCI. Parce que la présomption de l'article 1731 est une présomption simple : elle cède devant la preuve contraire, et surtout elle ne dit rien de l'imputabilité des désordres constatés à la sortie. La SCI qui veut retenir 800 € de remise en peinture doit démontrer trois choses, cumulativement :

• L'état du logement à l'entrée du locataire. Sans document contradictoire, il faudra des photos datées, des factures de travaux antérieures, un état des lieux de sortie du locataire précédent — et encore, un juge peut estimer que rien ne prouve ce qui s'est passé entre les deux locations.
• L'état du logement à la sortie. Là, l'état des lieux de sortie contradictoire suffit… mais il ne dit rien de l'origine des désordres.
• L'imputabilité au locataire. C'est le point qui fait tomber la quasi-totalité des dossiers. Une tache au plafond, un parquet marqué, une porte gauchie : rien ne permet d'affirmer que c'est ce locataire-là qui en est l'auteur.

Dans la pratique, l'absence d'état des lieux d'entrée signifie que la SCI restitue le dépôt de garantie en totalité. Ce n'est pas une fatalité juridique, c'est une réalité probatoire. Et si elle ne le restitue pas dans les délais, elle s'expose en plus à la majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard prévue par l'article 22 — autrement dit, elle transforme un dossier perdu en dossier perdu et pénalisé.

L'article 1730 : ce que fait un état des lieux qui existe

À l'inverse, quand l'état des lieux existe, c'est l'article 1730 du Code civil qui s'applique : « S'il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu'il l'a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure. »

Retenez la fin de la phrase, on y reviendra longuement au chapitre 4 : même avec un état des lieux parfait, la vétusté et la force majeure restent hors du champ de l'obligation du locataire. L'état des lieux ne transforme pas le locataire en assureur du logement. Il permet seulement d'établir la différence entre deux instants — et c'est déjà tout ce dont la SCI a besoin.

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2. Le cadre légal de l'état des lieux : article 3-2 et décret de 2016

Le risque est posé. Passons à la règle. Le régime de l'état des lieux en location d'habitation tient en deux textes : un article de loi pour les principes, un décret pour le contenu. Il faut connaître les deux — parce qu'un état des lieux incomplet se conteste aussi bien qu'un état des lieux absent, et que la contestation, elle, arrive toujours au pire moment.

Ce qu'impose l'article 3-2 de la loi de 1989

Le premier alinéa de l'article 3-2 fixe le cadre en une phrase dense qu'il faut décomposer :

Décomposons-la. Chaque membre de phrase porte une exigence, et chacune se paie quand on l'ignore :

Ce cadre s'applique à toute SCI qui donne un logement en location nue à titre de résidence principale, quelle que soit la durée du bail — six ans lorsque le bailleur est une personne morale (art. 10 de la loi de 1989), trois ans lorsque la SCI est familiale et bénéficie de l'article 13. Si vous n'avez pas encore arrêté la structure de votre contrat, commencez par notre modèle de bail pour SCI et par le guide du bail d'habitation en SCI : l'état des lieux s'y greffe, il ne s'en détache pas.

Le contenu obligatoire fixé par le décret n° 2016-382

Le décret en Conseil d'État annoncé par l'article 3-2 est le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, qui fixe les modalités d'établissement de l'état des lieux et de prise en compte de la vétusté des logements loués à usage de résidence principale. C'est un texte court — six articles — et il faut le connaître par cœur quand on gère plusieurs lots.

Une réserve de champ d'application à ne pas oublier. L'article 5 du décret dispose qu'il « entre en vigueur le 1^er juin 2016 ». Un texte réglementaire n'ayant pas d'effet rétroactif, ses exigences — mentions obligatoires de l'article 2, règles de forme de l'article 3, régime de la grille de vétusté de l'article 4 — ne devraient pas s'appliquer, faute d'effet rétroactif, à un bail conclu avant cette date et toujours en cours. L'argument est renforcé par l'article 14 de la loi ALUR du 24 mars 2014, aux termes duquel les contrats en cours demeurent soumis aux dispositions qui leur étaient applicables, avec une liste limitative d'exceptions où l'article 3-2 ne figure pas. Pour un bail antérieur au 27 mars 2014, le socle n'est d'ailleurs pas l'article 3-2, créé par cette loi, mais l'ancien article 3 de la loi de 1989. Or c'est une hypothèse fréquente : une SCI qui loge le même locataire depuis dix ou quinze ans est probablement dans ce cas. Pour ces baux anciens, le socle reste l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et les articles 1730, 1731 et 1755 du Code civil — c'est-à-dire l'obligation d'un état des lieux contradictoire et le principe de la vétusté, mais sans la liste de mentions ni le cadre de la grille.

Périmètre (article 1^er). L'état des lieux porte sur l'ensemble des locaux et équipements d'usage privatif mentionnés au contrat de bail et dont le locataire a la jouissance exclusive. Une cave, un garage, un emplacement de stationnement mentionnés au bail en font donc partie — c'est un oubli fréquent, et il coûte cher quand une cave est rendue encombrée de gravats.

Mentions communes à l'entrée et à la sortie (article 2). Le décret impose une liste que je reproduis ici parce qu'elle constitue, à elle seule, un contrôle de conformité de votre formulaire :

• Le type d'état des lieux : entrée ou sortie. Une case cochée, mais si elle manque, le document devient ambigu.
• Sa date d'établissement.
• La localisation du logement.
• Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur — pour une SCI, sa dénomination et son siège, pas le nom personnel du gérant.
• Le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des mandataires.
• Les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie.
• Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun.
• Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement.
• La signature des parties ou de leurs mandataires.

Mentions propres à l'état des lieux de sortie (article 2 également). À la sortie, la liste s'allonge. Et c'est cet ajout-là, pas le reste, qui fait la valeur probatoire du document :

• L'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire. Ce n'est pas une formalité administrative : sans elle, la majoration de retard de l'article 22 n'est pas due, puisque le défaut de restitution résulte alors de l'absence de transmission de l'adresse par le locataire.
• La date de réalisation de l'état des lieux d'entrée.
• Éventuellement, les évolutions de l'état de chaque pièce constatées depuis l'établissement de l'état des lieux d'entrée. Une SCI qui laisse cette rubrique vide vient de renoncer, sans le savoir, à toute retenue sur le dépôt.

La forme du document

L'article 3 du décret ajoute des règles de forme qu'on néglige parce qu'elles paraissent secondaires. Elles ne le sont pas :

• La forme du document doit permettre la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie ; les états des lieux peuvent être établis sur un seul document ou sur des documents distincts ayant une présentation similaire. En clair : même trame, mêmes rubriques, même ordre des pièces.
• Le logement ne doit contenir, lors de l'établissement de l'état des lieux, que les seuls meubles ou équipements mentionnés au contrat. Un état des lieux réalisé alors que le camion de déménagement est déjà à moitié déchargé n'a aucune valeur descriptive pour les sols et les murs.
• Le document est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties au moment de sa signature. La voie dématérialisée est expressément admise — combinée à l'article 1367 du Code civil sur la signature électronique, cela valide sans ambiguïté les états des lieux sur tablette.

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3. Les deux délais de l'état des lieux que personne ne connaît

L'article 3-2 contient deux mécanismes correctifs que la plupart des bailleurs — et beaucoup de locataires — ignorent complètement. Ils ne jouent qu'au bénéfice du locataire, mais un gérant de SCI a tout intérêt à les connaître : ils lui permettent de traiter proprement une réclamation au lieu de la subir en contentieux deux ans plus tard.

Le délai de dix jours pour compléter l'état des lieux d'entrée

L'état des lieux établi lors de la remise des clés peut être complété par le locataire dans un délai de dix jours à compter de son établissement. Si le bailleur refuse, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente.

Le législateur a simplement admis une évidence : on ne voit pas tout le jour de l'entrée. La fenêtre qui ne ferme pas tout à fait, la prise morte derrière le canapé, la tache sous le tapis laissé par l'occupant précédent, le volet roulant qui coince à mi-course. Ces choses-là se découvrent en habitant le logement, pas en le parcourant en trente minutes avec des cartons plein les bras.

Ce que le gérant doit en retenir :

• La forme de la demande n'est pas imposée par le texte. Un courrier simple, un e-mail, un message suffisent en droit. Mais en pratique, invitez le locataire à formuler sa demande par écrit daté : c'est dans son intérêt comme dans le vôtre. Une mention en ce sens dans votre état des lieux d'entrée (« le locataire dispose d'un délai de dix jours pour demander la modification du présent état des lieux ; il est invité à le faire par écrit ») fait très bonne impression devant un juge.
• Le point de départ est l'établissement de l'état des lieux, c'est-à-dire sa signature, et non l'entrée dans les lieux ni la date du bail.
• Le refus n'est pas neutre. Refuser une demande de complément raisonnable, c'est offrir au locataire un argument sérieux au moment de la sortie : il montrera qu'il avait signalé le désordre dès l'entrée et que le bailleur a refusé de l'acter. Quand la demande est fondée, acceptez et annexez un avenant signé des deux parties.

Le délai de la période de chauffe

Second mécanisme, et celui-là est encore plus méconnu : pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage.

On ne teste pas un radiateur en juillet. Un locataire entré au mois de mai n'a aucun moyen de vérifier la chaudière, l'équilibrage des émetteurs ou l'efficacité d'un plancher chauffant : il faudra attendre octobre pour le savoir. D'où cette seconde fenêtre, décalée dans le temps et limitée aux seuls éléments de chauffage.

Le conseil que je donne systématiquement. Ne subissez pas ces délais : utilisez-les. Un gérant qui, à la fin de l'état des lieux d'entrée, dit au locataire « vous avez dix jours pour me signaler tout ce que vous découvrez, et le premier mois de chauffe pour les radiateurs, écrivez-moi » construit un dossier propre. Passé ces délais sans réclamation, l'état des lieux d'entrée devient un document que le locataire aura beaucoup de mal à contester trois ans plus tard.

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4. La vétusté : le cœur de tous les litiges

Si vous ne lisez qu'un chapitre de ce guide, lisez celui-ci. Dans la quasi-totalité des contentieux de dépôt de garantie, personne ne discute l'existence du désordre : tout le monde voit bien que la moquette est brûlée et que le mur est marqué. Ce qui se discute, c'est qui paie. Et la réponse tient dans un mot que le droit définit très précisément.

Définition légale

L'article 4 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 donne, pour la première fois dans un texte réglementaire, une définition de la vétusté : l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement.

Le texte vise deux causes et les met sur le même plan. Le temps d'abord : un revêtement se dégrade même dans un logement vide. L'usage normal ensuite : une moquette s'use parce qu'on marche dessus, ce qui est très exactement sa fonction. Tout le reste tombe en dehors — usage anormal, négligence, défaut d'entretien, dégradation volontaire. C'est là, et seulement là, que commence le domaine du locataire.

La vétusté n'est jamais à la charge du locataire

Ce principe n'est pas une tolérance jurisprudentielle, il est écrit dans le Code civil depuis 1804. L'article 1755 dispose qu'« aucune des réparations réputées locatives n'est à la charge des locataires quand elles ne sont occasionnées que par vétusté ou force majeure ». Et l'article 1730, on l'a vu, excepte de l'obligation de restitution « ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ».

La Cour de cassation applique ce principe avec constance, y compris dans les baux professionnels : par un arrêt du 30 novembre 2023 (Cass. 3^e civ., n° 21-23.173, inédit), elle a jugé que l'obligation du preneur de restituer les locaux dans leur état primitif n'inclut pas la réparation des dommages dus à la vétusté, sauf convention contraire expresse. Une clause générale mettant la remise en état « aux seuls frais du preneur » ne suffit pas à écarter cette règle : il faut une stipulation qui vise expressément la vétusté.

Et attention à la charge de la preuve : lorsque le désordre est ambigu — jaunissement d'un plafond, papier peint décollé, peinture ternie — c'est au bailleur de démontrer l'usage anormal. La Cour de cassation a par exemple censuré une retenue au titre du jaunissement d'un plafond faute pour le bailleur d'établir un usage anormal (Cass. 3e civ., 21 décembre 2017, n° 16-26.565), et a approuvé le rejet d'une retenue au titre des peintures et papiers peints après huit ans d'occupation, rattachés à l'usure normale, les taches d'humidité n'ayant pu être imputées au locataire faute d'établir si elles provenaient d'un défaut d'entretien ou d'un désordre du bâti (Cass. 3^e civ., 22 octobre 2015, n° 14-19.286).

La grille de vétusté : facultative, mais opposable si elle est convenue

L'article 4 du décret de 2016 ouvre une faculté que je recommande d'utiliser systématiquement : les parties peuvent convenir de l'application d'une grille de vétusté choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location pris en application de l'article 41 ter de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986. Cette grille définit, pour chaque catégorie d'élément d'équipement, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels.

Le mot important est « convenir ». La grille n'est pas obligatoire. Mais :

• Sans grille, la vétusté s'applique quand même — elle est d'ordre légal — mais son quantum est laissé à l'appréciation souveraine du juge. En pratique, l'abattement retenu par les juridictions est souvent plus sévère que celui d'une grille négociée, et surtout il est imprévisible.
• Avec une grille annexée au bail, le calcul devient mécanique, vérifiable et opposable aux deux parties. Le locataire sait à quoi s'attendre, la SCI aussi, et le contentieux disparaît dans la grande majorité des cas.

La grille doit être annexée au contrat de location et acceptée par les deux parties. Une grille inventée par le bailleur au moment de la sortie et transmise avec le décompte n'a strictement aucune valeur : elle n'a jamais été convenue.

Un exemple de grille exploitable

Voici la structure d'une grille cohérente, à adapter à vos lots. Le principe : pendant la franchise, aucun abattement n'est appliqué (l'élément est réputé neuf) ; ensuite, un abattement annuel court jusqu'à un plancher résiduel qui reste à la charge du locataire quel que soit l'âge de l'élément, pour tenir compte du fait qu'une dégradation reste une dégradation.

Ce que la grille fait, et ce qu'elle ne fait pas. L'article 4 du décret vise des « coefficients d'abattement forfaitaire annuels » appliqués aux frais de réparation susceptibles d'être imputés au locataire. La grille n'intervient donc qu'après avoir établi qu'il y a une dégradation imputable : elle réduit la facture, elle ne crée pas la dette. Un élément simplement arrivé en fin de vie relève de la vétusté pure et de l'article 1755 du Code civil — il est à 100 % à la charge du bailleur, quel que soit le coefficient que donnerait la grille. Une chaudière hors service après dix-huit ans reste intégralement pour la SCI, même si la grille attribuerait 20 % de valeur résiduelle : simplement, il n'y a rien à imputer.

Ces valeurs sont un exemple de structure, pas une norme. Aucun texte n'impose de durées de vie théoriques : elles résultent d'accords collectifs de location et de la pratique. Deux précisions honnêtes : la grille visée par l'article 4 du décret est celle issue d'un accord collectif de location — une grille rédigée librement par le bailleur ne relève pas de ce régime et ne vaut que comme stipulation contractuelle, à condition d'avoir été annexée au bail et acceptée par le locataire ; et aucune grille, quelle qu'elle soit, ne peut mettre à la charge du locataire une dégradation qui n'est due qu'à la vétusté (art. 1755 du Code civil).

Le calcul d'une retenue, sur un cas complet

Prenons une situation ordinaire. Une SCI familiale détient un T3 de 62 m², loué 850 € hors charges, dépôt de garantie 850 € (un mois de loyer en principal, plafond de l'article 22). Le locataire est entré le 1^er septembre 2020 et rend les clés le 31 août 2026, soit six ans d'occupation. L'état des lieux d'entrée est détaillé, la grille ci-dessus est annexée au bail.

L'état des lieux de sortie relève cinq points. Voici comment chacun se traite :

Conséquence. Le dépôt de garantie de 850 € est intégralement imputé, et la SCI conserve une créance de 417 € sur le locataire sortant. Le dépôt de garantie n'est pas un plafond d'indemnisation : c'est une avance de trésorerie qui s'impute sur une dette, et le solde reste dû. La SCI adresse au locataire un décompte détaillé accompagné des devis ou factures et des extraits d'état des lieux, puis, en cas de refus, engage le recouvrement dans les conditions du chapitre 8.

Le même dossier sans grille de vétusté. Les 220 € de nettoyage et les 35 € de clé passent sans difficulté. Les 1 800 € de peinture, en revanche, deviennent très fragiles : après six ans, un juge considérera fréquemment que la remise en peinture relève du renouvellement normal et n'en retiendra qu'une fraction, voire rien. La moquette et la VMC subiront un abattement librement fixé. Résultat probable : une retenue divisée par deux ou par trois, et un dossier qui se plaide.

Le même dossier sans état des lieux d'entrée. Retenue : zéro. Restitution intégrale des 850 € — dans le délai de deux mois de l'article 22, puisque le délai d'un mois suppose de constater que l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, comparaison impossible faute de document d'entrée — puis 85 € de majoration par période mensuelle commencée au-delà. En pratique, restituez sans attendre : le dossier est perdu, autant ne pas y ajouter une pénalité.

Vétusté, dégradation, entretien : la grille de lecture

La ligne de partage entre entretien courant et grosses réparations est fixée, pour les baux d'habitation, par le décret n° 87-712 du 26 août 1987 qui liste limitativement les réparations locatives à la charge du locataire. Ce décret et la vétusté se combinent : une réparation figure-t-elle dans la liste ? Alors elle est locative — sauf si elle n'est occasionnée que par vétusté ou force majeure, auquel cas l'article 1755 la renvoie au bailleur. Pour la répartition des charges récupérables, qui obéit à une autre logique et à un autre décret, voyez notre guide des charges locatives en SCI.

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5. État des lieux de sortie et dépôt de garantie : l'article 22

L'état des lieux de sortie n'a pas de valeur en soi. Sa valeur, c'est de déclencher — ou non — un délai, et de fonder — ou non — une retenue. Tout est dans l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989.

Un mois ou deux mois : ce qui fait basculer le délai

Le texte prévoit deux délais, et un seul critère pour choisir entre eux :

• Deux mois à compter de la remise des clés, dans le cas général, déduction faite le cas échéant des sommes restant dues au bailleur et des sommes dont celui-ci pourrait être tenu aux lieu et place du locataire, sous réserve qu'elles soient dûment justifiées.
• Un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée, avec les mêmes déductions justifiées.

Autrement dit : le délai long n'est pas un droit acquis. Il n'est ouvert que si la sortie n'est pas conforme à l'entrée. Une SCI qui garde le dépôt deux mois alors que le logement est rendu en parfait état est en retard dès le trente et unième jour, et la majoration court.

Le point de départ : la remise des clés, rien d'autre

C'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse. Le délai part de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Ce n'est ni la date de fin du préavis, ni la date de l'état des lieux de sortie, ni la date à laquelle vous avez enfin reçu le devis du peintre.

En pratique, les deux coïncident presque toujours puisque les clés se remettent à l'issue de l'état des lieux de sortie. Mais pas toujours : un locataire qui libère les lieux le 15 et adresse les clés par recommandé le 20 fait courir le délai à compter de la réception. Notez la date sur l'état des lieux, elle vaut point de départ.

La majoration de 10 % par mois de retard

À défaut de restitution dans les délais, le dépôt de garantie restant dû au locataire est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard.

La phrase est courte, mais chacun de ses mots compte :

• La majoration porte sur le loyer mensuel en principal, hors charges. Pour un loyer de 850 € hors charges, c'est 85 € par mois entamé.
• Elle est due par période mensuelle commencée : un jour de retard sur le deuxième mois déclenche 85 € supplémentaires en totalité.
• Elle s'applique au dépôt restant dû, c'est-à-dire au solde après retenues justifiées. Si la SCI justifie 700 € de retenues sur 850 €, la majoration se calcule sur les 150 € restants… mais elle reste de 10 % du loyer, soit 85 € par mois : le texte ne proportionne pas la pénalité au solde.

L'exception à connaître : la majoration n'est pas due lorsque l'origine du défaut de restitution résulte de l'absence de transmission par le locataire de l'adresse de son nouveau domicile. D'où l'importance de la mention imposée par le décret de 2016 — et d'une trace écrite lorsque le locataire refuse de la donner.

La provision de 20 % en immeuble collectif

Lorsque le logement se situe dans un immeuble collectif, l'article 22 organise un mécanisme spécifique, très utile aux SCI qui détiennent des lots en copropriété :

Sur un dépôt de 850 €, la provision maximale est donc de 170 €. Elle sert à couvrir la régularisation des charges de copropriété récupérables non encore arrêtées — et elle doit être justifiée, pas retenue par réflexe. Une SCI qui conserve 20 % sans expliquer pourquoi expose sa retenue à la contestation, et le reste du dépôt à la majoration. Sur la mécanique des appels de fonds et de la régularisation, voyez nos guides sur les appels de fonds de copropriété et les charges de copropriété en SCI.

Ce que la SCI doit joindre pour justifier une retenue

Le texte exige des sommes « dûment justifiées ». Voici le dossier minimal que je fais préparer :

Le sort comptable du dépôt de garantie — son encaissement, sa conservation au passif, son imputation à la sortie — est traité en détail dans notre guide des écritures de dépôt de garantie en SCI. Je n'en reprends ici que ce qui découle directement de l'état des lieux, au chapitre 10.

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6. Qui peut établir l'état des lieux, et à quel coût

Reste une question très concrète, qui commande à la fois le budget et la valeur probatoire du document : qui tient le stylo. Trois hypothèses, trois régimes de coût, et une seule qui fonctionne quand le locataire ne joue pas le jeu.

Le gérant de la SCI

C'est la solution la plus fréquente et elle est parfaitement régulière. L'article 3-2 vise les « parties » : la partie bailleresse est la SCI, personne morale, qui agit par son représentant légal. Le gérant signe donc l'état des lieux ès qualités, en indiquant la dénomination de la SCI, son siège social et sa propre qualité — exactement comme pour le bail lui-même. La question de savoir qui signe le bail dans une SCI se règle de la même façon, et la réponse vaut pour l'ensemble des actes de gestion locative.

Une précision qui a son importance : un associé non gérant n'a aucun pouvoir pour engager la SCI. S'il établit l'état des lieux, il lui faut un mandat écrit du gérant. En cas de cogérance ou de gérance déléguée, vérifiez les statuts : ils peuvent limiter les pouvoirs de chacun.

Un tiers mandaté : agent immobilier, administrateur de biens, prestataire

L'article 3-2 admet expressément l'intervention d'un « tiers mandaté » par les parties. Sur le terrain, on rencontre surtout deux profils :

• Le professionnel titulaire d'une carte de gestion immobilière (loi Hoguet n° 70-9 du 2 janvier 1970) agissant dans le cadre d'un mandat de gestion. C'est lui qui réalise l'état des lieux et engage la SCI.
• Le prestataire spécialisé mandaté ponctuellement pour la seule réalisation de l'état des lieux. Il agit alors comme mandataire, et son intervention doit être mentionnée sur le document (le décret impose l'identité et le siège des mandataires).

Ce que la SCI peut refacturer au locataire. L'article 5 de la loi du 6 juillet 1989 permet un partage des honoraires lorsqu'un professionnel intervient, mais uniquement pour l'état des lieux d'entrée, et sous deux plafonds cumulatifs :

• la part du locataire ne peut excéder celle payée par le bailleur ;
• elle ne peut dépasser le plafond fixé par le décret n° 2014-890 du 1^er août 2014, revalorisé chaque 1^er janvier par arrêté du ministre chargé du logement en fonction de l'indice de référence des loyers : 3,03 € TTC par mètre carré de surface habitable pour les baux conclus depuis le 1^er janvier 2026 (contre 3 € à l'origine). C'est un plafond national uniforme, contrairement aux honoraires de visite, de constitution de dossier et de rédaction de bail, qui varient selon les zones (12,10 €, 10,09 € ou 8,07 € par m² en 2026).

Pour un T3 de 62 m², la part maximale du locataire est donc de 187,86 € TTC, et seulement si le bailleur en paie au moins autant. L'état des lieux de sortie reste intégralement à la charge du bailleur : aucun texte n'autorise à en refacturer une part. Et si le gérant réalise lui-même l'état des lieux, il n'y a pas d'honoraires, donc rien à partager.

Le commissaire de justice, quand l'amiable échoue

C'est la voie prévue par l'alinéa 2 de l'article 3-2, et c'est la seule qui préserve la SCI lorsque le locataire refuse de se prêter à l'exercice :

Le formalisme conditionne le partage des frais. C'est le point que les gérants ratent : l'avis préalable par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, au moins sept jours à l'avance, n'est pas une politesse. La Cour de cassation l'a jugé sans ambiguïté : à défaut de cette convocation, la partie qui a pris l'initiative de faire établir l'état des lieux par un commissaire de justice ne peut pas obtenir le remboursement de la moitié de son coût (Cass. 3^e civ., 26 octobre 2023, n° 22-20.183). La SCI supporte alors l'intégralité de la dépense.

Le coût. Le tarif est réglementé et figure à l'article A444-27 du Code de commerce, au titre des prestations tarifées des commissaires de justice. Il varie selon la superficie du logement :

Ce barème est celui en vigueur depuis le 1^er mars 2024, maintenu jusqu'au 29 février 2028 par l'arrêté du 25 février 2026 fixant les tarifs réglementés des commissaires de justice. Le tarif réglementé étant révisé par arrêté, vérifiez le montant en vigueur auprès de l'étude saisie. À l'émolument s'ajoutent la TVA, les lettres de convocation — expressément exclues de l'émolument — et l'indemnité de déplacement : la facture réelle dépasse donc toujours le montant du tableau, et la SCI en supporte la moitié.

Mettez les deux montants côte à côte. D'un côté, une soixantaine d'euros d'émolument pour la part de la SCI sur un studio, frais annexes en sus. De l'autre, un dépôt de garantie d'un mois de loyer qui devient inexploitable faute de document opposable. Je n'ai jamais vu un gérant regretter d'avoir appelé une étude ; j'en ai vu beaucoup regretter de ne pas l'avoir fait. Cela vaut aussi bien à l'entrée, quand le locataire ne se présente pas, qu'à la sortie, quand il refuse de signer.

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7. L'état des lieux en bail commercial

Beaucoup de SCI détiennent des locaux professionnels ou commerciaux : murs de boutique, bureaux, local d'activité. Le régime de l'état des lieux y est proche dans l'esprit, mais différent dans la lettre — et surtout dans la sanction.

L'obligation de l'article L145-40-1 du Code de commerce

Introduit par la loi Pinel n° 2014-626 du 18 juin 2014, l'article L145-40-1 du Code de commerce dispose (le texte, non modifié depuis, continue de viser l'« huissier de justice », profession fusionnée dans celle de commissaire de justice depuis le 1^er juillet 2022) :

Ce qui change par rapport au bail d'habitation

La nuance de rédaction entre « faire obstacle » et « ne pas faire toutes diligences » n'est pas anodine. En habitation, la présomption ne se perd qu'en cas de comportement actif d'obstruction. En commercial, elle se perd dès que le bailleur reste passif : ne rien faire suffit à le priver de l'article 1731. La sanction est donc plus sévère pour la SCI bailleresse de locaux commerciaux — ce qui, en pratique, condamne l'habitude de « faire l'état des lieux plus tard ».

Le lien avec les charges et les travaux

En bail commercial, l'état des lieux ne vit pas seul. Il s'articule avec l'article L145-40-2 du Code de commerce, qui impose un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail, avec l'indication de leur répartition entre bailleur et preneur, ainsi qu'un état prévisionnel et un état récapitulatif des travaux. Et l'article R145-35 du même code interdit d'imputer au locataire certaines charges, au premier rang desquelles les dépenses relatives aux grosses réparations de l'article 606 du Code civil et aux honoraires liés à leur réalisation.

Concrètement, pour une SCI qui loue des murs commerciaux, la chaîne documentaire est la suivante : bail → inventaire des charges → état des lieux d'entrée → états prévisionnels et récapitulatifs de travaux → état des lieux de sortie. C'est l'ensemble qui permet de justifier une remise en état ou une indemnité. Nos guides sur le bail commercial en SCI et sur l'achat d'un local commercial en SCI détaillent cette articulation.

Dernier point, souvent décisif à la sortie : la clause de remise en état. Beaucoup de baux commerciaux prévoient que le preneur restituera les locaux dans leur état d'origine, aménagements retirés. Une telle clause est valable, mais elle ne fait pas disparaître la vétusté : conformément à la jurisprudence rappelée au chapitre 4, il faut une stipulation expresse mettant à la charge du preneur les réparations dues à la vétusté pour écarter l'article 1755. Une clause de style n'y suffit pas. Sur le sort des aménagements et des indemnités de sortie, voyez notre guide de l'indemnité d'éviction.

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8. Les litiges types et comment ils se tranchent

Quand le décompte de sortie est contesté, la discussion se ramène presque toujours à quelques configurations qui reviennent d'un dossier à l'autre. Les voici, avec l'élément qui, dans chacune, emporte la décision — puis les voies de recours dans l'ordre où il faut les emprunter.

Les huit situations que je rencontre le plus souvent

Le cas particulier de la colocation

En colocation, l'état des lieux se signe avec l'ensemble des colocataires présents — et en autant d'exemplaires que de parties. La question sensible arrive à la sortie d'un seul d'entre eux. L'article 8-1, VI, de la loi du 6 juillet 1989 encadre la clause de solidarité : la solidarité du colocataire sortant et celle de sa caution prennent fin à la date d'effet du congé régulièrement délivré lorsqu'un nouveau colocataire figure au bail ; à défaut, elles s'éteignent au plus tard à l'expiration d'un délai de six mois après la date d'effet du congé.

Conséquence pratique pour la SCI : à chaque rotation de colocataire, établissez un état des lieux intermédiaire contradictoire, signé par le partant, l'entrant et les restants. Ce n'est imposé par aucun texte, mais c'est le seul moyen de savoir, deux ans plus tard, qui a fait quoi. Notre guide de la colocation en SCI détaille le reste du dispositif.

Les voies de recours, dans l'ordre

Réflexe de gestion : une tentative amiable préalable — conciliation, médiation ou procédure participative — est obligatoire à peine d'irrecevabilité lorsque la demande porte sur une somme n'excédant pas 5 000 € (art. 750-1 du Code de procédure civile, rétabli par le décret n° 2023-357 du 11 mai 2023, applicable aux instances introduites depuis le 1^er octobre 2023, sous réserve des dispenses prévues par le texte). Autant dire : dans la quasi-totalité des litiges de dépôt de garantie. Au-delà de la règle de procédure, c'est surtout la bonne méthode : un dossier de dépôt de garantie porte rarement sur plus de mille euros, et le temps passé coûte plus cher que l'enjeu. La commission départementale de conciliation, gratuite et paritaire, est très efficace sur ce type de dossier.

Les délais pour agir

• Bail d'habitation : trois ans. L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que toutes actions dérivant d'un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer. Le point de départ pratique, pour un litige de sortie, est la restitution des lieux.
• Bail commercial ou professionnel : cinq ans, prescription de droit commun de l'article 2224 du Code civil, sous réserve des prescriptions spéciales du statut des baux commerciaux (l'article L145-60 du Code de commerce prévoyant une prescription biennale pour les actions exercées en vertu du chapitre relatif aux baux commerciaux).
• Action du locataire en restitution du dépôt : même prescription triennale en habitation. Un locataire qui découvre trois ans et un jour après son départ que la SCI n'a jamais restitué son dépôt n'a plus de recours — mais je ne recommande à personne de bâtir une gestion locative sur ce pari.

Lorsque le litige se double d'un impayé de loyer, la logique change : la retenue sur dépôt s'impute d'abord sur les loyers dus, et le recouvrement suit une autre voie. Voyez notre guide des loyers impayés en SCI et, pour les garanties mobilisables, celui de la caution du locataire.

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9. Modèle d'état des lieux : la checklist pièce par pièce

Ce qui suit n'est pas un modèle réglementaire — le décret de 2016 impose des rubriques, pas un formulaire. C'est la trame que j'utilise et que je fais utiliser : elle couvre les mentions obligatoires et ajoute ce qui, en contentieux, fait la différence. Vous pouvez la recopier telle quelle.

En-tête du document

• Type : état des lieux d'entrée ou de sortie (case explicite).
• Date d'établissement, heure de début et de fin.
• Adresse complète du logement, étage, numéro de lot, bâtiment.
• Bailleur : dénomination de la SCI, forme, capital, siège social, numéro d'immatriculation, représentée par son gérant.
• Locataire(s) : nom, prénom, et pour la sortie, adresse du nouveau domicile.
• Mandataires éventuels : identité et siège.
• Pour la sortie : date de l'état des lieux d'entrée et référence du bail.

Compteurs, clés et accès

• Compteur d'électricité : numéro de PDL, index HP / HC relevés.
• Compteur de gaz : numéro de PCE, index.
• Compteur d'eau froide et, le cas échéant, d'eau chaude : numéro et index.
• Compteur individuel de chauffage ou répartiteurs.
• Détail et destination de chaque clé : porte palière (nombre), boîte aux lettres, cave, local vélos, portail, badge ou bip, télécommande de garage. Comptez-les, ne notez pas « jeu de clés ».

Pour chaque pièce : sols, murs, plafonds, équipements

Pour chacune des pièces ci-dessous, décrivez le revêtement de sol, les murs, le plafond, les plinthes, la porte et sa quincaillerie, les fenêtres, vitrages, volets et stores, les prises et interrupteurs, les points lumineux, les radiateurs ou émetteurs de chauffage et les bouches de ventilation. Bannissez « bon état » seul : écrivez « peinture blanche, bon état, léger marquage angle sud-est sur 10 cm » — c'est cette précision qui vous servira six ans plus tard.

Clôture du document

• Observations générales et réserves de chaque partie, rédigées par la partie concernée.
• Mention du délai de dix jours ouvert au locataire pour demander une modification, et du premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage.
• Liste des annexes : photographies référencées, diagnostics, notice d'information, grille de vétusté.
• Mention du nombre d'exemplaires établis et de leur remise à chaque partie.
• Signature de chaque partie ou de son mandataire, précédée de la mention manuscrite ou électronique attestant la remise d'un exemplaire.

Trois minutes qui valent des mois de loyer : avant de signer l'état des lieux de sortie, relisez celui d'entrée ligne par ligne, sur place. C'est le seul moment où vous pouvez encore ajouter une mention contradictoire. Une fois les clés dans votre poche et le document signé sans réserve, tout ce que vous découvrirez ensuite sera, sauf preuve contraire très solide, à votre charge.

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10. Retenue sur dépôt : le volet comptable et fiscal pour la SCI

Un état des lieux ne produit pas d'écriture comptable en lui-même. Mais il déclenche, à la sortie du locataire, trois flux qui doivent être traités correctement — et dont le régime diffère radicalement selon que la SCI est à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés.

La retenue sur dépôt de garantie : l'écriture

Le dépôt de garantie est une dette de la SCI envers le locataire pendant toute la durée du bail. Il figure au passif, au compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus ». À la sortie, trois mouvements possibles :

Reprenons le cas chiffré du chapitre 4 : dépôt de 850 €, retenues justifiées de 1 267 €. La SCI solde le compte 165 pour 850 €, constate une créance de 417 € sur le locataire sortant, et enregistre par ailleurs les factures de remise en état. Le détail des schémas d'écriture, y compris l'encaissement initial et le cas de la vente de l'immeuble en cours de bail, figure dans notre guide dédié aux écritures de dépôt de garantie.

Un point trop souvent négligé, et souvent mal énoncé : lorsque la SCI vend l'immeuble en cours de bail, ce que l'article 22 de la loi de 1989 transfère de plein droit, c'est l'obligation de restitution, pas les fonds. Le texte dispose qu'« en cas de mutation à titre gratuit ou onéreux des locaux loués, la restitution du dépôt de garantie incombe au nouveau bailleur » et que « toute convention contraire n'a d'effet qu'entre les parties à la mutation ». Autrement dit : si le vendeur garde les fonds sans les reverser, l'acquéreur reste néanmoins tenu envers le locataire et n'a qu'un recours contre le vendeur. Le sort des fonds se règle donc dans l'acte — reversement effectif ou ajustement du prix — et cette stipulation n'est opposable qu'entre vendeur et acquéreur. Comptablement, le compte 165 sort du bilan du cédant à la date de la vente et entre au passif de l'acquéreur.

Les travaux de remise en état

Il faut distinguer deux natures de dépenses, et la distinction n'a rien de théorique : elle change le compte, la déductibilité et, à l'IS, l'existence d'un amortissement.

• Réparation et entretien — remettre le bien en état sans en modifier la consistance : rebouchage et remise en peinture, remplacement d'un revêtement de sol à l'identique, réparation d'une porte, remplacement d'une bouche de VMC. Charge de l'exercice, compte 615 « Entretien et réparations ».
• Amélioration — apporter un élément de confort nouveau ou substituer un équipement d'une qualité supérieure : refaire une salle de bains vétuste en la modernisant, installer une VMC là où il n'y en avait pas. À l'IS, la dépense est immobilisée et amortie ; à l'IR, elle reste déductible pour les locaux d'habitation, mais son régime est distinct.

Notre guide des travaux en SCI traite cette frontière en détail, et celui des écritures de travaux en donne les schémas comptables.

Le régime fiscal de la retenue : IR et IS

SCI à l'impôt sur le revenu (revenus fonciers). Le principe est posé par la doctrine administrative : les sommes reçues du locataire à titre de dépôt de garantie ne constituent pas, dès leur versement, des recettes imposables au sens de l'article 29 du CGI ; elles ne peuvent être regardées comme définitivement acquises au propriétaire tant qu'il ne les a pas utilisées pour se couvrir de loyers impayés ou de frais de remise en état des locaux après le départ du locataire (BOI-RFPI-BASE-10-10, n° 380). Le n° 390 ajoute, symétriquement, que les sommes restituées au locataire à son départ ne constituent pas des charges déductibles, et le n° 400 que les sommes conservées par le propriétaire pour couvrir des loyers impayés ou des charges non remboursées sont imposables au titre de l'année où elles sont acquises.

Ce que cela donne, concrètement, dans une déclaration :

• À l'encaissement, rien à déclarer. Le dépôt n'entre pas dans le revenu brut foncier.
• Lorsqu'il est imputé, la fraction utilisée devient une recette imposable de l'année où elle est acquise (BOI-RFPI-BASE-10-10, n° 400), à porter sur la déclaration 2072 puis dans la quote-part 2044 de chaque associé.
• En contrepartie, les travaux de réparation et d'entretien effectivement supportés par le propriétaire sont déductibles sur le fondement du a du 1° du I de l'article 31 du CGI, l'année de leur paiement. La doctrine admet même, par mesure de simplification, de s'abstenir de déclarer les sommes correspondantes lorsque les montants déclarés en recettes brutes sont identiques à ceux déduits en charges — à condition que les charges récupérées par la retenue n'aient pas déjà été déduites au titre d'une année antérieure.

Attention à un piège : si le propriétaire reprend le logement pour son usage personnel après le départ du locataire, il ne peut pas déduire les travaux de remise en état, même lorsqu'ils sont dus à des dégradations imputables au locataire. La déduction suppose que le bien reste affecté à la location.

SCI à l'impôt sur les sociétés. Le raisonnement change de nature : on est en comptabilité d'engagement. La retenue constitue un produit acquis dès que la créance est certaine dans son principe et déterminée dans son montant, c'est-à-dire à l'établissement du décompte de sortie, indépendamment de tout encaissement. Les travaux de remise en état sont déductibles au titre de l'article 39 du CGI s'ils constituent des charges, immobilisés et amortis s'ils constituent des améliorations. Et si le locataire ne règle jamais le solde de 417 €, la créance suit le régime des créances douteuses puis irrécouvrables — un sujet que nous traitons ailleurs.

Pour la déductibilité générale des dépenses selon le régime, voyez notre panorama des charges déductibles en SCI et le guide de la comptabilité SCI à l'IR et à l'IS.

L'assurance, l'autre filet

L'état des lieux fixe la preuve ; l'assurance finance. Encore faut-il ne pas confondre les deux contrats en présence :

• L'assurance du locataire couvrant les risques locatifs (incendie, dégâts des eaux, explosion) est obligatoire et son attestation doit être remise chaque année. Elle prend en charge les sinistres, pas les dégradations d'usage.
• L'assurance propriétaire non occupant de la SCI, et le cas échéant la garantie loyers impayés, couvrent d'autres risques — dont, selon les contrats, les détériorations immobilières constatées au départ du locataire, généralement sous condition expresse de production des états des lieux d'entrée et de sortie. Autrement dit : sans état des lieux, l'assureur refuse aussi.

Vérifiez la rédaction exacte de votre contrat avant de compter dessus : franchise, plafond, exclusion de la vétusté, délai de déclaration. Notre guide de l'assurance PNO et GLI en SCI détaille ces garanties. Et rappelez-vous que le cumul d'une garantie loyers impayés avec un cautionnement est interdit, sauf logement étudiant ou apprenti.

Conservation et archivage

Un état des lieux d'entrée doit survivre à toute la durée du bail — six ans pour une SCI bailleresse personne morale, trois ans renouvelables pour une SCI familiale — puis à la prescription triennale de l'article 7-1. En pratique, conservez-le au minimum trois ans après la restitution des lieux, et alignez-vous plutôt sur la durée de conservation des pièces comptables, dix ans, puisqu'il justifie une retenue enregistrée en comptabilité. Nos guides sur les documents à conserver et l'archivage numérique en SCI font le tour de la question.

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11. Les huit erreurs qui coûtent le dépôt de garantie

Pour finir, la synthèse par la négative. Ces huit erreurs reviennent dans la quasi-totalité des dossiers perdus par une SCI bailleresse — et chacune se corrige en quelques minutes, à condition de s'en occuper avant la remise des clés.

Erreur 1 : ne pas faire d'état des lieux d'entrée parce que « le logement est neuf »

C'est l'erreur la plus fréquente et la plus définitive. Un logement neuf est précisément celui pour lequel un état des lieux est le plus rentable : tout écart constaté à la sortie sera imputable. Et sans document, de deux choses l'une : ou bien la SCI a fait obstacle à son établissement et perd la présomption de l'article 1731 sur le fondement de l'article 3-2, alinéa 3 ; ou bien elle la conserve, mais cette présomption simple ne prouvera ni l'état initial dans le détail ni l'imputabilité au locataire des désordres relevés à la sortie. Dans les deux cas, la retenue tombe.

Erreur 2 : établir l'état des lieux, mais ne pas en remettre d'exemplaire

Le texte met sur le même plan l'absence d'état des lieux et l'absence de remise. Un gérant qui garde l'unique exemplaire signé perd exactement les mêmes droits que celui qui n'a rien fait. Faites signer la mention de remise, ou envoyez l'exemplaire dématérialisé le jour même avec accusé de réception.

Erreur 3 : écrire « bon état » partout

Un état des lieux d'entrée entièrement coché « bon état » est une aubaine… pour le locataire, s'il est mal rédigé, parce qu'il ne décrit rien. Le décret impose une description précise de l'état des revêtements et des équipements. « Bon état » est une appréciation, pas une description. Écrivez ce que vous voyez.

Erreur 4 : oublier les annexes mentionnées au bail

Cave, garage, emplacement de stationnement, jardin privatif : dès lors qu'ils figurent au bail et que le locataire en a la jouissance exclusive, ils entrent dans le périmètre de l'état des lieux. Une cave rendue pleine d'encombrants sans état des lieux d'entrée, c'est un débarras que la SCI videra à ses frais. Le sujet se pose dans les mêmes termes pour les parkings et box loués par une SCI.

Erreur 5 : facturer la vétusté

Repeindre un logement occupé sept ans et présenter la facture au locataire, c'est le meilleur moyen de perdre le dossier en entier — y compris les postes qui étaient fondés, parce que le décompte perd toute crédibilité. Appliquez la vétusté vous-même, poste par poste, et montrez le calcul.

Erreur 6 : se tromper de délai de restitution

Un mois si la sortie est conforme à l'entrée, deux mois sinon, à compter de la remise des clés. Beaucoup de gérants retiennent « deux mois » comme une règle unique et se retrouvent en retard dès le trente et unième jour sur les logements rendus en parfait état. La majoration de 10 % du loyer par mois entamé transforme alors une gestion négligente en dette.

Erreur 7 : envoyer un décompte sans pièces

« Retenue pour remise en état : 900 € » n'est pas une somme « dûment justifiée » au sens de l'article 22. Décompte détaillé, devis ou factures, extraits des deux états des lieux, photos, calcul de vétusté : c'est le dossier qui fait la retenue, pas l'affirmation.

Erreur 8 : établir seul l'état des lieux de sortie quand le locataire ne vient pas

Un document unilatéral n'est pas un état des lieux. La seule voie utile est le commissaire de justice, à frais partagés par moitié, avec avis préalable aux parties par lettre recommandée au moins sept jours à l'avance. Une centaine d'euros pour la SCI — et un document opposable au lieu d'une feuille sans valeur.

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12. FAQ — état des lieux en SCI

Les questions qui reviennent le plus souvent de la part des gérants de SCI, et celles auxquelles la réponse intuitive est fausse.

Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil personnalisé. Les références citées (Code civil, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, loi n° 2014-626 du 18 juin 2014, décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, décret n° 87-712 du 26 août 1987, décret n° 2014-890 du 1^er août 2014, décret n° 2023-357 du 11 mai 2023, arrêté du 25 février 2026 sur les tarifs des commissaires de justice, Code de commerce, Code de procédure civile, Code de l'organisation judiciaire, CGI, BOI-RFPI-BASE-10-10, BOI-IS-CHAMP-10-30) sont à jour au 8 août 2026. Les tarifs réglementés et les plafonds d'honoraires indexés sur l'IRL sont revalorisés périodiquement.