Comptabiliser le dépôt de garantie en SCI : écritures (2026)

Le dépôt de garantie est l'une des écritures les plus mal comptabilisées en SCI. Je vois régulièrement des gérants le passer en produit, sur la même ligne que le loyer, parce que l'argent est arrivé sur le compte le même jour. C'est une faute qui gonfle le résultat imposable pour rien. Le dépôt de garantie n'est pas un revenu : c'est une dette de la SCI envers son locataire, une somme qu'elle détient sans la posséder, enregistrée au compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus ». Encaissement, restitution, retenue pour dégradations ou impayés, différence de traitement entre une SCI à l'IR (revenus fonciers) et une SCI à l'IS (comptabilité d'engagement) : on déroule tout ci-dessous, écritures en T à l'appui.

Rédigé par Quentin Hagnéré, fondateur de sci-ai.app, et vérifié contre les sources officielles (CGI, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, Code civil, PCG). Mis à jour le 14 juillet 2026.

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1. Nature juridique : une dette, pas un revenu

Tout part de là, alors autant poser la définition juridique avant de toucher au grand livre. Le dépôt de garantie, c'est une somme versée par le locataire au bailleur pour garantir la bonne exécution de ses obligations : payer ses loyers et ses charges, entretenir le logement, prendre en charge les réparations locatives qui lui incombent. La SCI détient cet argent ; elle ne le possède pas. Elle devra le rendre à la sortie, sauf à en garder une part justifiée.

Comptablement, la conclusion tombe d'elle-même : le dépôt de garantie n'est pas un produit. Il n'augmente pas le résultat de la SCI le jour où il arrive sur le compte. C'est une dette, exactement comme un emprunt bancaire ou un compte courant d'associé — de l'argent que la SCI doit. Il vit donc au passif du bilan, et jamais en classe 7 (les produits).

Le fisc dit la même chose. Côté revenus fonciers, le BOFiP confirme que les sommes reçues au titre d'un dépôt de garantie ne sont pas imposables tant qu'elles ne sont pas acquises au bailleur — autrement dit tant qu'on ne s'en est pas servi pour couvrir un loyer impayé ou une réparation. À l'IS, le raisonnement est le même, en une phrase : une dette n'est pas un produit.

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2. Le compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus »

Dans le Plan comptable général (PCG), le compte dédié aux dépôts de garantie reçus des locataires est le compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus ». Il appartient à la classe 1 (comptes de capitaux), sous-ensemble des dettes financières. Il figure au passif du bilan.

Attention à ne pas le confondre avec son symétrique :

Lorsque la SCI gère plusieurs baux, il est fortement recommandé de subdiviser le compte 165 par locataire ou par bien (165100 pour M. Durand, 165200 pour Mme Martin, etc.). Cela permet de connaître à tout moment le dépôt détenu par bail, de préparer les restitutions et de justifier chaque solde en cas de contrôle. Pour la structure d'ensemble des comptes, voir notre guide plan comptable SCI.

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3. L'écriture d'encaissement du dépôt

Le jour de l'entrée, le locataire verse son dépôt — le plus souvent avec le premier loyer, mais ce sont deux choses qu'on tient bien séparées. L'écriture ne pose aucune difficulté : la trésorerie monte, et la dette envers le locataire monte du même montant.

Le schéma d'écriture

Exprimé en compte en T pour un dépôt de 800 € (un mois de loyer hors charges) :

Aucun compte de produit n'est mouvementé : le résultat de la SCI n'est pas affecté. Le solde créditeur du compte 165 (800 €) représente la dette de la SCI envers le locataire, qui restera au passif du bilan tant que le dépôt n'est pas restitué.

Cas fréquent : lorsque le locataire verse le premier loyer et le dépôt en un seul virement, ventilez impérativement l'écriture en deux lignes au crédit : le loyer au compte 706 (produit) et le dépôt au compte 165 (dette). Passer l'intégralité en loyer gonflerait artificiellement le résultat imposable.

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4. Dépôt de garantie vs loyer d'avance

L'erreur qui coûte le plus cher, c'est de traiter le dépôt comme un loyer d'avance. Les deux arrivent en début de bail, souvent par le même virement — d'où la confusion. Mais leur nature est opposée.

Le loyer d'avance est un vrai loyer : il constitue un produit. Si l'encaissement précède la période à laquelle il se rapporte (par exemple un loyer de janvier encaissé en décembre dans une SCI à l'IS), on le rattache au bon exercice via le compte 487 « Produits constatés d'avance ». Le dépôt de garantie, lui, ne suit jamais cette logique : il n'est pas un loyer et ne s'impute pas sur les loyers courants.

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5. Plafond légal et délai de restitution

Pour une location de résidence principale, le dépôt de garantie est strictement encadré par l'article 22 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs.

Le plafond du dépôt

Le plafond de la location nue (un mois de loyer hors charges) est impératif : une clause prévoyant un dépôt supérieur est réputée non écrite pour l'excédent, et le dépôt ne peut pas être révisé pendant toute la durée du bail. Pour la location meublée, le plafond est de deux mois de loyer hors charges. Une SCI qui pratique la location meublée relève en principe de l'IS, la location meublée étant une activité commerciale (art. 34 et 35 du CGI).

Le délai de restitution

L'article 22 de la loi de 1989 impose un délai de restitution précis :

• 1 mois à compter de la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée ;
• 2 mois si des dégradations sont constatées et justifient une retenue.

En cas de restitution tardive, le dépôt restant dû au locataire est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Cette pénalité, si elle est due, constitue une charge pour la SCI.

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6. La restitution en fin de bail

Bail terminé, logement rendu en bon état, état des lieux de sortie sans reproche : la SCI rend tout. L'écriture est le miroir exact de l'encaissement — on éteint la dette (compte 165) en sortant la trésorerie (compte 512).

Après cette écriture, le compte 165 relatif à ce locataire est soldé (solde nul) : la SCI ne doit plus rien. Aucun produit ni aucune charge n'apparaît : la restitution d'un dépôt intégral est une opération purement patrimoniale, neutre pour le résultat.

Point de trésorerie : le dépôt de garantie n'est pas de l'argent disponible pour la SCI. Il devra être rendu. Évitez d'utiliser ces sommes pour financer des dépenses courantes : au départ du locataire, la SCI doit être en mesure de restituer le dépôt dans le délai légal. Un suivi rigoureux du compte 165 et un compte bancaire de SCI distinct évitent les mauvaises surprises.

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7. Retenues pour dégradations ou impayés

C'est le point qui bloque le plus souvent. En fin de bail, la SCI a le droit de garder une partie du dépôt pour se couvrir des sommes que lui doit le locataire : réparations locatives (les vraies dégradations, au-delà de l'usure normale), loyers ou charges impayés. À une condition ferme : chaque retenue doit être justifiée — état des lieux d'entrée et de sortie comparés, devis ou factures, décompte des impayés. Pas de retenue « au jugé ».

Ce qui change, comptablement, c'est que la fraction conservée cesse d'être une dette et devient un produit imposable. On débite le compte 165 pour la totalité du dépôt, on rend le solde au locataire par la banque, et on loge la part gardée dans un compte de produit.

Retenue pour dégradations (réparations)

Supposons un dépôt de 800 €, dont la SCI conserve 300 € pour financer la remise en état, et restitue 500 € au locataire. La fraction conservée en contrepartie de réparations se comptabilise en produit divers de gestion courante (compte 758) ou, selon l'analyse retenue, en produit d'exploitation :

En parallèle, la dépense de réparation supportée par la SCI se comptabilise séparément en charge, au compte 615 « Entretien et réparations », lorsque la facture est réglée (débit 615 et TVA déductible le cas échéant / crédit 512). Ne « nettez » jamais la retenue et la dépense sur une même ligne : le produit (fraction conservée) et la charge (réparation) sont deux flux distincts. Pour l'enregistrement des travaux, voir écritures de travaux en SCI.

Retenue pour loyers impayés

Lorsque la fraction conservée couvre des loyers impayés, elle correspond à un loyer : elle se comptabilise en compte 706 « Prestations de services » (ou au compte de loyers utilisé par la SCI), et non en 758. Si l'impayé avait déjà été constaté en créance (compte 411 « Locataires »), la retenue vient au contraire solder cette créance (débit 165 / crédit 411), sans nouveau produit. Le traitement dépend donc de la façon dont l'impayé a été enregistré en amont. Voir notre guide impayés de loyer en SCI.

Et la TVA ?

Dans l'immense majorité des SCI (location nue d'habitation exonérée en application de l'article 261 D du CGI), la retenue n'est pas soumise à TVA. En revanche, si la location entre dans le champ de la TVA (locaux professionnels avec option TVA au titre de l'art. 260-2° du CGI, location meublée para-hôtelière, parkings), la retenue peut suivre le régime TVA de la location et doit être analysée précisément. Voir SCI et TVA.

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8. SCI à l'IR ou à l'IS : quelle différence ?

Le principe ne bouge pas d'un régime à l'autre : le dépôt reste une dette, jamais un revenu. Ce qui change, c'est la manière de tenir les comptes.

SCI à l'IS : comptabilité d'engagement

Une SCI à l'IS tient une comptabilité d'engagement complète (bilan, compte de résultat, annexe). Le dépôt de garantie figure au passif du bilan, au compte 165, tant qu'il n'est pas restitué. Les écritures présentées ci-dessus s'appliquent intégralement. La fraction éventuellement conservée en fin de bail est un produit imposable au résultat, soumis à l'IS (15 % jusqu'à 42 500 € de bénéfice sous conditions de l'art. 219-I-b du CGI, puis 25 %). Voir comptabilité SCI.

SCI à l'IR : comptabilité de trésorerie et revenus fonciers

Une SCI à l'IR est translucide (art. 8 du CGI) : son résultat est imposé chez les associés dans la catégorie des revenus fonciers, et elle tient le plus souvent une simple comptabilité de trésorerie (recettes-dépenses). Le dépôt de garantie encaissé n'est pas un revenu foncier : il n'a pas à être déclaré comme recette sur la déclaration 2072 tant qu'il n'est pas acquis à la SCI. De même, sa restitution n'est pas une charge déductible.

Seule la fraction éventuellement conservée en fin de bail devient imposable à ce moment : en revenu foncier pour la part correspondant à des loyers impayés, ou en remboursement de charges selon sa nature. Même sans bilan formel, un suivi extra-comptable des dépôts détenus est indispensable pour restituer les bonnes sommes et justifier les retenues.

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9. Exemple chiffré complet avec écritures en T

Prenons une SCI à l'IS qui loue un appartement nu. Le loyer est de 800 € hors charges. À l'entrée, le locataire verse un dépôt de garantie de 800 € (un mois, plafond légal en location nue). Suivons la vie du dépôt de l'entrée à la sortie.

Étape 1 — Encaissement du dépôt (entrée dans les lieux)

Le compte 165 est créditeur de 800 € : c'est la dette de la SCI. Pendant toute la durée du bail, rien ne bouge sur ce dépôt ; seuls les loyers mensuels sont enregistrés en produit (compte 706), comme expliqué dans notre guide écritures des loyers en SCI.

Étape 2 — Fin de bail : état des lieux avec dégradations

Trois ans plus tard, le locataire quitte le logement. L'état des lieux de sortie révèle des dégradations chiffrées à 300 € (peintures à refaire, un devis à l'appui). La SCI conserve donc 300 € et restitue 500 €.

Le compte 165 est soldé (800 au débit annulent les 800 au crédit d'origine). La SCI a sorti 500 € de trésorerie et constaté 300 € de produit imposable au compte 758.

Étape 3 — Paiement de la réparation

La SCI règle ensuite la facture du peintre, 300 € TTC (SCI non assujettie à la TVA, location nue exonérée), enregistrée en charge :

Au final, le produit de 300 € (la retenue) et la charge de 300 € (la réparation) s'annulent au résultat. Impact fiscal net : zéro. C'est logique — la SCI a fait payer la remise en état par le dépôt, elle ne s'est pas enrichie au passage. Le jour où le devis descend sous la retenue, il reste un produit net imposable ; s'il grimpe au-dessus, la SCI supporte une charge nette déductible. Rien de magique, juste la différence entre ce qu'on garde et ce qu'on dépense.

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10. Les erreurs fréquentes à éviter

Une fois qu'on tient la règle d'or, le dépôt de garantie devient l'une des écritures les plus simples de la SCI : ce n'est pas un revenu, c'est une dette. Encaissement, restitution, retenue — tout se déduit de cette seule phrase. Pour ne pas trébucher sur ce point (et sur les autres) lors du premier exercice, voir notre guide erreurs de première année en SCI et le panorama des charges déductibles en SCI.

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11. FAQ — Comptabiliser le dépôt de garantie en SCI